CHI PHÍ CHO PHẦN MỀM

Chi phí để trang bị phần mềm được cân nhắc khi quan tâm đến lợi ích mà phần mềm mang lại. Trước khi trang bị phần mềm, cần cân nhắc về lợi ích mà hệ thống phần mềm mang lại cho bệnh viện sau đó so sánh cán cân giữa lợi ích và chi phí (Cost - Benefit).

Có những lợi ích mà không thể tính được bằng tiền, không thể quy đổi nhưng giá trị sử dụng thì cực kỳ lớn lao.

1. Xác định lợi ích: “Phần mềm bệnh viện cần cho ai?”

Tóm tắt

• 
  Phần mềm QLBV không phải chỉ để phục vụ cho quản lý BHYT mà phải đáp ứng lợi ích cho tất cả mọi thành viên của bệnh viện và bệnh nhân.

• Xác định giá trị sử dụng của phần mềm đề làm căn cứ tính giá trị chi phí đầu tư.

Có rất nhiều hiệu quả lợi ích từ việc ứng dụng CNTT trong quản lý bệnh viện:

• Lợi ích cho bệnh nhân:

  • Bệnh nhân có được đơn thuốc rõ ràng, được kiểm tra tính an toàn khi kê đơn.

  • Bệnh nhân có được bộ bệnh án điện tử để theo dõi xuyên suốt quá trình điều trị, thậm chí cả đời người.

  • Bệnh nhân không phải chờ đợi lâu trong các thủ tục hành chính, tính viện phí. Từ đó giúp giảm tải bệnh viện, giảm thời gian chờ đợi.

  • Các bệnh nhân thuộc chương trình quản lý bệnh quốc gia có thể được điều trị ở bất kỳ đâu trên toàn quốc nhờ có hệ thống theo dõi bệnh nhân trên cloud.

• Lợi ích cho y tá, điều dưỡng:

  • Công tác tổng hợp số liệu thuốc, vật tư y tế, gói khám… là gánh nặng cho y tá hành chính. Phần mềm sẽ giúp tổng hợp thuốc tự động, gửi đơn đề nghị đến

• Lợi ích cho bác sĩ:

  • BS có hồ sơ điện tử để dễ dàng tra cứu.

  • BS dễ dàng soạn thảo chỉ định mẫu, đơn thuốc mẫu.

  • Giúp trí nhớ, hỗ trợ quyết định điều trị.

• Lợi ích cho quản trị:

  • Công tác viện phí được lập thành công thức, thực hiện nhanh chóng, dễ dàng, chính xác, chống thất thoát.

  • Việc thống kê số liệu của phòng kế hoạch tổng hợp nhanh chóng và chính xác, tiết giảm thời gian và công sức, giải phóng công việc số liệu để các bác sĩ có thể làm công tác chuyên môn.

  • Công thức tính toán cho BHYT được nhanh chóng, rõ ràng, chống xuất toán.

• Lợi ích cho lãnh đạo:

  • Có thể kiểm soát hoạt động toàn diện bệnh viện vào bất cứ thời điểm nào, ở bất cứ nơi nào.

  • Số liệu báo cáo trung thực tuyệt đối, minh bạch, dễ nhìn.

• Lợi ích cho cơ quan chủ quản:

  • Số liệu hoạt động của bệnh viện có thể truyền đi lập tức theo thời gian thực đến cơ quan chủ quản.

  • Số liệu có thể được phân tích, tổng hợp theo nhiều phương diện khác nhau để dễ dàng nhận ra vấn đề cần xử lý.

• Lợi ích cho nhà nghiên cứu khoa học:

  • Hệ thống quản lý dữ liệu đầy đủ của bệnh viện là một kho tàng quý giá của các nhà nghiên cứu khoa học. Truy xuất số liệu từ hệ thống này một cách nhanh chóng và đầy đủ làm tiết giảm thời gian thu thập số liệu cho các nghiên cứu hồi cứu.

  • Khi cần thực hiện một phương phát tiến cứu, bác sĩ sẽ yêu cầu một bảng thu thập dữ liệu chi tiết mà nhiều người cùng tham gia.

Lưu ý rằng những lợi ích này chỉ có thể thu được khi có một hệ thống phần mềm toàn diện và hoàn chỉnh. Với những phần mềm khiếm khuyết thì không thể có được đầy đủ các lợi ích kể trên.

2. Giá cả được định như thế nào?

Tóm tắt

• 
  Giá cả phần mềm nên được so sánh với công lao động của nhân viên và so sánh hiệu quả công việc giữa phần mềm và nhân viên.

• Việc chi trả chi phí cho phần mềm có thể được thực hiện theo nhiều phương cách:

  • Hợp đồng mua toàn bộ hệ thống.

  • Hợp đồng mua từng phần hệ thống.

  • Thuê phần mềm chi trả theo thỏa thuận.

  • Thuê phần mềm chi trả tùy mức độ sử dụng.

Cost - chi phí

Một trong những vấn đề băn khoăn của bệnh viện là giá cả phần mềm. Chưa có một tiêu chuẩn nào để làm căn cứ xác định giá tiền của phần mềm. Bộ Thông Tin Truyền Thông đã có văn bản hướng dẫn định giá phần mềm theo điểm chức năng (Function Point), tuy nhiên điều này chỉ có ý nghĩa lý thuyết, không thực tế.

Microsoft sản xuất phần mềm MS Office với rất nhiều tính năng, nhưng bạn mua một đĩa CD có bản quyền với chỉ vài chục USD. Bởi vì đây là sản phẩm siêu công nghiệp, được sản xuất một lần và phát hành đại trà hàng chục triệu bản copy. Phần mềm dạng này không phục vụ cấu hình riêng cho từng khách hàng theo kiểu cắt may. Phần mềm được xem như một sản phẩm hoàn chỉnh, mua sao chịu vậy.

Đối với bệnh viện thì chưa có phần mềm công nghiệp để áp dụng cho tất cả các bệnh viện như nhau nên không có giá rẻ như vậy. Phần mềm quản lý bệnh viện là phần mềm nội bộ, gia công theo yêu cầu cụ thể của từng khách hàng, không phần mềm nào giống phần mềm nào. Nhà cung cấp làm phần mềm theo kiểu đo ni đóng giày cho từng trường hợp nên công lao động nhiều và nguy cơ thất bại rất cao.

Một phần mềm bệnh viện tương đối ổn định phải phát triển từ đơn giản đến phức tạp. Chỉ bằng cách thông qua kiểm nghiệm sử dụng thực tế thì mới bảo đảm đáp ứng được hoạt động đúng với yêu cầu thực tế.

Bệnh viện càng lớn thì tính năng càng phức tạp, mối quan hệ giữa các phân hệ càng rắc rối. Do đó, việc chỉnh sửa một hệ thống đang có sẵn để thêm thắt tính năng theo yêu cầu mới không phải là việc đơn giản. Việc nâng cấp hệ thống theo yêu cầu mới có thể mất thời gian từ 1 đến 2 năm.

Việc định giá sản phẩm phần mềm không thể dựa vào ngày công lao động, vì khả năng làm việc và hiệu quả công việc của mỗi người là khác nhau, nhất là lao động trí óc và sáng tạo. Việc định giá phần mềm cũng không thể dựa vào số điểm tính năng của phần mềm vì không có căn cứ ổn định.

Việc định giá phần mềm sẽ tùy thuộc vào sự hữu ích của phần mềm và khả năng chi trả của người mua.

Sau đây là cách tiếp cận mới vấn đề giá cả, căn cứ để tính giá mua phần mềm.

Mã lực:

Để đo công suất của máy móc, người ta dùng đơn vị đo là “mã lực”. Một máy kéo có mã lực “2 ngựa" sẽ làm việc mạnh hơn máy kéo có mã lực “1 ngựa".

(Ảnh sao chép từ Internet)

Người mua máy kéo không quan tâm đến việc chiếc máy kéo đó được sản xuất như thế nào mà chỉ quan tâm đến sự hữu ích mà chiếc máy kéo đó mang lại cho mình. Giá của chiếc “2 ngựa” sẽ mắc tiền hơn giá chiếc “1 ngựa”.

Tất nhiên, ngoài yếu tố sức kéo, còn phải quan tâm đến nhiều yếu tố khác như độ bền, mẫu mã và các dịch vụ đi kèm khác. Ở đây ta quan tâm đến 1 yếu tố chính để bàn về cách tính giá trị theo ý niệm “Cost - Benefit”, nghĩa là so sánh giá trị đầu tư và lợi ích thu được.

Nhân lực:

Phần mềm quản lý bệnh viện có chức năng chính là quản lý dữ liệu, thống kê, tính toán. Vậy để đo khả năng của phần mềm, ta có thể so sánh với... sức người, tức là so sánh tính chất hữu ích của hệ thống phần mềm so với năng lực làm việc của một nhân viên văn phòng.

Mỗi nhân viên văn phòng tầm trung hiện nay được trả lương trung bình 10 triệu đồng/tháng. Lương cho 12 tháng là 120 triệu đồng/người/năm. Lấy đây làm một đơn vị để tính giá trị bằng tiền của một “nhân lực".

Chi phí trả cho MỘT nhân viên văn phòng # 120 triệu đồng / 1 năm.

Giả dụ, để làm công việc thống kê cho một phòng khám đa khoa nhỏ, bạn sẽ phải có các nhân sự sau đây:

• Bộ phận viện phí: 1 nhân viên (để thống kê số liệu viện phí).

• Bộ phận dược: 1 nhân viên (để thống kê số liệu mua bán dược).

• Phòng KHTH: 1 nhân viên (để thống kê số liệu hoạt động chuyên môn).

Vậy, chỉ với công việc cộng sổ thôi thì phòng khám cần tối thiểu 3 nhân viên.

Số tiền chi trả cho 3 nhân viên trong 1 năm là: 3 người x 120 triệu = 360 triệu đồng/năm.

Số tiền chi trả cho 3 nhân viên trong 5 năm là: 3 người x 360 triệu = 1,8 tỷ đồng /năm.

Vậy nếu một phần mềm có khả năng thay thế cho 3 nhân viên sẽ có giá trị tương đương là 1,8 tỷ đồng. (Tính khấu hao phần mềm trong 5 năm).

Bệnh viện tuyến huyện có từ 10 đến 30 bộ phận chức năng, mỗi bộ phận chức năng tương đương 1 nhân sự. Giá trị quy đổi nhân viên và phần mềm là từ 6 tỷ đến 18 tỷ đồng.

Vậy, khi tính toán chi phí mua phần mềm, bệnh viện có thể dùng phương pháp so sánh với chi phí tương đương mức lương để tính ra giá mua sản phẩm phần mềm.

Benefit

SỬ DỤNG HỆ THỐNG MÁY TÍNH CÓ LỢI HƠN HẲN SO VỚI SỬ DỤNG CON NGƯỜI:

Tất nhiên, nếu phần mềm chỉ làm được công việc tương đương với các nhân sự thống kê với cùng mức giá thì không cần mua làm chi. Cần phải quan tâm đến các yếu tố đặc biệt, phần mềm làm được mà người không làm được, cũng như những lợi ích thiết thực khác mà phần mềm mang lại vượt trội so với con người thì mới đáng đầu tư.

So về mặt chức năng thì phần mềm làm nhiều công việc hơn chỉ là tính toán số liệu và thống kê.

• Giúp tính tiền nhanh, chính xác cho từng đối tượng.

• Giúp kê đơn ít sai sót.

• Giúp cung cấp thông tin quản lý ngay và luôn.

• Giúp giám đốc nhìn thấy toàn diện các hoạt động trong bệnh viện.

• Giúp tổng hợp và dự trù thuốc.

• Giúp sao chép thông tin từ máy xét nghiệm vào bệnh án điện tử.

• Giúp lưu trữ số liệu an toàn và đầy đủ.

• Giúp nghiên cứu khoa học.

• ...

So về mặt năng suất lao động của nhân viên thì:

• Máy tính có thể làm việc 24/24 trong khi nhân viên làm 8 tiếng/ngày.

• Máy tính hoàn toàn trung thực, còn người thì có thể gian dối hay làm ẩu.

• Dữ liệu trong máy tính vẫn còn đó trong khi nhân viên mà nghỉ việc thì có thể mang theo hết.

• Để làm thống kê, nhân viên có thể mất 1 tuần lễ cho 1 bảng tính, còn với máy thì chỉ cần vài giây.

• Giám đốc có thể có ngay số liệu bằng một cú click, không cần chờ nhân viên thống kê gửi báo cáo.

• Về mặt tiết kiệm chi phí: Khi không có phần mềm, bệnh viện có thể phải trả lương cho 5 nhân viên thu phí và tài chính. Khi có phần mềm thì BV có thể cắt giảm số người làm việc. Dùng số tiền từ việc cắt giảm nhân viên tồi để trả cho phần mềm.

• ...

Theo cách đó thì việc bỏ tiền ra để mua phần mềm quản lý bệnh viện là xứng đáng.

3. Chi phí để trả cho việc trang bị phần mềm bao gồm các loại chi phí nào?

Tóm tắt

• 
  Chi phí để trả cho một hệ thống phần mềm QLBV không chỉ có tiền mua quyền sử dụng phần mềm mà còn các khoản chi phí khác.

• Sử dụng hệ thống Cloud tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu.

Khi trang bị một phần mềm quản lý bệnh viện, ngoài các thiết bị phần cứng và mạng thì chi phí bao gồm các khoản sau đây:

• Chi phí quyền sử dụng phần mềm.

  • Phần mềm hệ thống.

  • Phần mềm Antivirus.

  • Phần mềm nội bộ.

• Chi phí lập hồ sơ, tư vấn, đấu thầu.

• Chi phí triển khai, cài đặt.

• Chi phí customize, hiệu chỉnh theo yêu cầu.

• Chi phí hướng dẫn và tài liệu hướng dẫn sử dụng.

• Chi phí cho nhân viên IT của bệnh viện.

Tuy nhiên, nếu mua/thuê phần mềm Cloud, các loại chi phí kia sẽ giảm hẳn. Các chi phí khi dùng Cloud sẽ bao gồm:

• Chi phí phần mềm: trả thuê bao hàng tháng. Chi phí này thật "mềm" và hợp lý vì được tính theo số lượng dịch vụ như thể bạn sử dụng điện, nước. Số tiền phải trả tùy theo số lượng đơn thuốc, phiếu xét nghiệm, phiếu siêu âm hay số bảng báo cáo in ra.

• Chi phí đám mây: trả tiền kho lưu trữ dữ liệu. Thay vì phải trả cho nguyên khối máy chủ, bệnh viện chỉ phải trả cho dung lượng bộ nhớ đang chiếm dụng trong quá trình hoạt động. Lượng bộ nhớ này ngày càng tăng, tất nhiên, tuy nhiên vẫn rẻ hơn nhiều so với đầu tư nguyên khối server.

4. Thuê hay mua phần mềm?

Tóm tắt

• 
  Việc đầu tư một phần mềm có nhiều giải pháp: mua hoặc thuê.

• Mỗi giải pháp đều có ưu và nhược điểm riêng.

Nếu đồng loạt các bệnh viện bỏ tiền ra trang bị hệ thống máy chủ và phần mềm thì số tiền bỏ ra là cực lớn. Hiện nay chính phủ Việt Nam đã có chủ trương cho các cơ quan nhà nước được thuê các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thống tin. Ngoài ra, chính phủ còn tính đến định mực chi phí CNTT cho mỗi lượt khám hay một ngày nhập viện là bao nhiêu để tính vào giá thành. BHYT sẽ phải chi trả cho chi phí CNTT này. Điều này giúp bệnh viện có phần mềm để dùng ngay mà không phải bỏ ra một chi phí lớn. Điều này cũng có thể giúp bệnh viện tránh được những “vố đau” do phải chi trả một số tiền lớn cho một hệ phần mềm kém chất lượng. BV có thể dừng sử dụng phần mềm sau một thời gian nếu không ưng ý tính năng của phần mềm hoặc dịch vụ kém của nhà cung cấp.

Mặt khác, việc thuê phần mềm có thể làm cho bệnh viện phải tốn phí nhiều hơn so với khi mua đứt quyền sử dụng. Ví dụ: một phần mềm tuyến huyện có giá 2 tỷ đồng khi mua quyền sử dụng thì bệnh viện có quyền sử dụng vĩnh viễn. Trong khi đó, nếu thuê phần mềm với giá mỗi tháng 50 triệu đồng thì số tiền phải trả trong 1 năm là 600 triệu đồng. Giá trị sử dụng trong 5 năm là 3 tỷ, 10 năm là 6 tỷ.

Mặt khác, khi thuê phần mềm, nhà cung cấp có thể trở chứng ngưng dịch vụ cho thuê bất cứ lúc nào mà không chịu trách nhiệm về các thiệt hại của bệnh viện. BV có thể mất sạch cả quyền sử dụng và dữ liệu bệnh viện tích lũy lâu nay.

Khi chuyển đổi sang phần mềm mới, bệnh viện chấp nhận một thiệt hại về mặt dữ liệu vì phần mềm mới không “tiêu hóa” được dữ liệu của phần mềm cũ. Cấu trúc dữ liệu của các phần mềm rất khác nhau, không thể dùng chung với nhau. (Xem phần chuyển đổi phần mềm).

Do đó, bệnh viện có thể thương lượng về hình thức thuê phần mềm giai đoạn đầu để chạy thử nghiệm một thời gian và sau đó mua dứt quyền sử dụng phần mềm với điều kiện nhà cung cấp trừ vào tiền thuê phần mềm, xem như đó là phần tiền tạm ứng.

Hiện tại, có những dịch vụ mà bệnh viện có thể thuê: Thuê tên miền, thuê máy chủ website, thuê máy chủ cho phần mềm, thuê nhân viên vận hành hệ thống, thuê phân tích số liệu, thuê kết nối kết quả từ máy xét nghiệm… Riêng việc thuê phần mềm thì cần phải cân nhắc thật cẩn trọng.

Để việc thuê phần mềm này không gây tai hại cho bệnh viện, các phần mềm cho thuê cần phải được chứng nhận về chất lượng dữ liệu, đầu ra dữ liệu. Bộ Y tế hoặc bộ Thông tin truyền thông cần lập tổ khảo sát, chứng thực phần mềm đủ giá trị, đủ điều kiện cho thuê.

5. Thuê cả phần cứng...

Trang bị một hệ thống máy chủ (server) là một vấn đề đau đầu về tài chính cho bệnh viện.

Một máy chủ tầm trung cho tuyến huyện có giá tầm 200 triệu đồng. Ngoài cái xác máy, còn phải mua thêm hệ điều hành và cơ sở dữ liệu, tầm 50 triệu đồng. Để an toàn, bệnh viện phải có thêm các phần mềm tường lửa, anti virus. Để chăm sóc cho server, bệnh viện phải thuê 2 nhân viên IT, trang bị một phòng máy lạnh để đặt server. Đi kèm với đó là một hệ thống mạng dây chằng chịt.

Sau một thời gian hoạt động, máy chủ bị “nhiễm độc”, chạy không ổn định. Cần thay thêm phụ kiện hoặc mua mới. Nhiều bệnh viện có đến hàng chục máy chủ nhưng không cái nào sử dụng được sau một thời gian. Trong quá trình hoạt động, phải nâng cấp hệ thống, đóng phí bảo trì…

Tuy nhiên, ngày nay mọi chuyện đã khác. Hiện này đã có nhiều nhà cung cấp phần cứng, cho thuê máy chủ. BV có thể thuê một dịch vụ lưu trữ, thuê máy ảo, thuê máy thật hay thuê đám mây… với chi phí rất thấp. Có thể hình dung như thay vì mỗi nhà tự trang bị máy phát điện thì chỉ nên câu điện lưới và trả tiền điện hàng tháng. Với 250 triệu đồng mua máy chú và phần mềm hệ thống thì có thể dùng số tiền đó để thuê trong 100 tháng, tức khoảng 8 năm. BV chỉ phải tốn tiền trang bị internet băng thông rộng để chạy phần mềm.

6. Những tốn phí để duy trì một hệ thống.

Tóm tắt

• 
  Vận hành hệ thống phần mềm QLBV đòi hỏi phải có chi phí để duy trì.

Ngoài giá trị phải trả cho việc mua sắm ban đầu cho hệ thống mạng, máy chủ, máy trạm, thiết bị ngoại vi và phần mềm, bệnh viện phải tính đến chi phí để duy trì hoạt động mạng.

• Chi phí nhân viên IT quản trị mạng: khoảng 10 - 20 triệu đồng/tháng.

• Chi phí giấy in, mực in: tùy số lượng bệnh nhân nhiều hay ít.

• Chi phí khấu hao hệ thống mạng (bao gồm máy chủ, máy trạm, thiết bị ngoại vi, thiết bị kết nối và dây mạng): được tính khấu hao trong 5 năm.

• Chi phí bảo trì, nâng cấp phần mềm: 10-20 % giá trị phần mềm.

Điều cần lưu ý là, nếu bệnh viện không quan tâm đến các khoản chi phí này thì nhiều khả năng phần mềm đắt tiền sẽ trở thành đồ vô dụng sau một thời gian. Nếu bệnh viện không có tiền để duy trì hoạt động của hệ thống phần mềm thì nên sa thải bớt một hai nhân viên vô dụng hay lười nhác. Thay vì trả lương cho các nhân viên đó thì trả lương cho hệ thống mạng - phần mềm.

Hiện nay, nhà nước đã chủ trương tính chi phí quản lý CNTT vào chi phí dịch vụ y tế. Đây là cách nghĩ đúng đắn. Bệnh viện bỏ chi phí ra để duy trì hoạt động của hệ thống CNTT thì chi phí này phải có khoản thu bù đắp tương xứng. Với mức thu thêm 2.000-5.000 đồng/bệnh nhân (so với giá phí gửi 1 chiếc xe máy) được tính vào chi phí quản lý thì bệnh viên dư tiền để trang trải cho chi phí CNTT.